Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:

Wij hebben geen Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld omdat dit voor een organisatie van onze omvang en aard niet wettelijk verplicht is. Voor alle privacyvragen kun je terecht bij Wout Hendriks via bovenstaande contactgegevens.

Welke gegevens verwerken wij

Afhankelijk van welke diensten je bij ons gebruikt, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens.

Bij een bestelling

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats, land)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Betaalgegevens (verwerkt via Mollie, wij slaan zelf geen bankrekening- of creditcardnummers op)
• IP-adres
• Bestelgeschiedenis

Bij aanmelding voor de nieuwsbrief

• E-mailadres
• Voornaam (optioneel)
• Interactiegegevens (welke mails je opent en op welke links je klikt, om relevantere content te sturen)

Bij gebruik van de AI Herstelcoach

• De klacht of vraag die je invoert
• Antwoorden op vervolgvragen over onder meer sportniveau, duur van de klacht en pijnscore
• E-mailadres (alleen indien je het herstelplan wilt ontvangen)
• Het gegenereerde herstelplan

Bij bezoek aan onze website

• IP-adres (veelal geanonimiseerd)
• Apparaat- en browserinformatie
• Bezochte pagina's en kliks
• Referrer (waar je vandaan kwam)
• Cookie-ID's (alleen na jouw toestemming, zie hoofdstuk 8)

Doeleinden en rechtsgronden

Onder de AVG mogen wij alleen persoonsgegevens verwerken als wij daar een geldige rechtsgrond voor hebben. Hieronder een overzicht per doel.

Uitvoering van je bestelling

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Wij verwerken je gegevens om je bestelling te verwerken, betaling af te handelen, je pakket te verzenden en je te informeren over de status.

Klantenservice en communicatie

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f AVG). Wij gebruiken je gegevens om je vragen te beantwoorden, retouren te verwerken en garantiekwesties af te handelen.

Financiële administratie

Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG). De Belastingdienst verplicht ons facturen en andere financiële stukken zeven jaar te bewaren.

Nieuwsbrieven en marketing

Rechtsgrond: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) of gerechtvaardigd belang in geval van soft opt-in bij bestaande klanten. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink in iedere mail.

Analytics en website-optimalisatie

Rechtsgrond: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Wij plaatsen analytische en marketingcookies alleen na jouw expliciete toestemming via onze cookiebanner.

AI Herstelcoach

Rechtsgrond: uitvoering van een dienst op verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG). Je start de coach actief en deelt zelf welke informatie je wilt verstrekken.

Fraudepreventie en juridische verplichtingen

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c en f AVG). In het geval van een fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege kunnen wij gehouden zijn gegevens te delen.

Met wie delen wij jouw gegevens

Wij schakelen voor verschillende onderdelen van onze dienstverlening externe partijen in. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken staan over de bescherming van jouw gegevens. Hieronder de volledige lijst.

Webshopplatform

Betalingsverwerking

Verzending en logistiek

E-mail en marketing

Boekhouding en facturatie

AI Herstelcoach

Analytics en marketingpixels

Externe verkoopkanalen

Geen verkoop aan derden

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zo lang als wettelijk verplicht is.

• Klantaccount en bestelhistorie: zolang je klant bij ons bent, plus maximaal 2 jaar na je laatste bestelling. Daarna wordt je profiel verwijderd of geanonimiseerd.
• Facturen en financiele administratie: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR).
• Nieuwsbrief-abonnement: zolang je geabonneerd bent. Na afmelding bewaren wij je gegevens nog 2 jaar voor bewijsvoering bij klachten over ongevraagde mails.
• AI Herstelcoach-data: de sessiedata wordt maximaal 90 dagen bewaard in onze systemen. Bij Anthropic maximaal 30 dagen in de standaard API-logs.
• Website-analytics: 14 maanden bij Google Analytics 4, of korter afhankelijk van cookie-voorkeuren.
• Klantenservice-correspondentie: 2 jaar na afhandeling.
• Fraudepreventie en juridische geschillen: zo lang als noodzakelijk, met een maximum van 5 jaar na afhandeling.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Dit omvat onder meer:

• SSL/TLS-versleuteling voor al het dataverkeer op onze website
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werk
• Al onze verwerkers hebben zich contractueel verbonden aan minimaal hetzelfde beveiligingsniveau
• Tweestapsverificatie op alle kritieke systemen
• Reguliere back-ups en incident-respons procedures

Mocht ondanks onze maatregelen onverhoopt een datalek plaatsvinden met een risico voor jouw rechten en vrijheden, dan melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien noodzakelijk informeren wij ook jou persoonlijk.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je als betrokkene een aantal specifieke rechten. Hieronder lichten we deze toe.

Hoe maak je gebruik van deze rechten

Een verzoek kun je per e-mail indienen via wout@vitalicsport.com. Wij reageren binnen 30 dagen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen om aanvullende legitimatie. In uitzonderlijke gevallen kunnen wij deze termijn met nog eens 60 dagen verlengen, waarover wij je dan tijdig informeren.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Als je het niet eens bent met hoe wij met je gegevens omgaan, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Cookies en tracking

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je bezoek aan onze website op je apparaat wordt opgeslagen. Wij maken onderscheid tussen vier categorieen cookies.

Functionele cookies (altijd actief)

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website. Denk aan je winkelwagentje, taalvoorkeur en inlogsessie. Voor deze cookies is geen toestemming vereist.

Analytische cookies (toestemming vereist)

Via Google Analytics 4 meten wij geanonimiseerd hoe bezoekers onze site gebruiken, zodat wij de ervaring kunnen verbeteren. IP-adressen worden geanonimiseerd.

Marketing- en advertentiecookies (toestemming vereist)

Deze cookies worden geplaatst via de Meta Pixel (Facebook en Instagram), TikTok Pixel en Google Ads. Hiermee meten wij het effect van onze advertenties en kunnen wij relevante advertenties tonen aan bezoekers die interesse hebben getoond. Deze cookies worden uitsluitend geplaatst na jouw expliciete toestemming.

Cookies van derde partijen

Op sommige pagina's embedden wij content van derden (zoals YouTube-videos of ingesloten kaarten). Deze diensten kunnen hun eigen cookies plaatsen. Voor deze cookies gelden de privacyvoorwaarden van de betreffende partij.

Marketing en nieuwsbrieven

Wij sturen je alleen een nieuwsbrief als je je daar actief voor hebt aangemeld, of als je eerder een product bij ons hebt gekocht en op dat moment de optie hebt gehad om je af te melden (soft opt-in). In iedere mail staat onderaan een afmeldlink. Via die link kun je je met een enkele klik uitschrijven.

Gepersonaliseerde inhoud

Op basis van je aankoopgeschiedenis en klikgedrag in eerdere mails sturen wij soms gepersonaliseerde aanbiedingen. Dit valt onder ons gerechtvaardigd belang om relevante content te bieden. Je kunt hier bezwaar tegen maken door je af te melden of contact met ons op te nemen.

Retargeting via Meta, TikTok en Google

Wanneer je onze website hebt bezocht en daar toestemming hebt gegeven voor marketingcookies, kan het zijn dat je op andere websites of in social media-platformen advertenties van Vitalic te zien krijgt. Dit gebeurt via geanonimiseerde matching. Je kunt deze retargeting uitzetten via de privacyinstellingen van de betreffende platformen of door je cookie-voorkeuren aan te passen.

AI Herstelcoach

Onze AI Herstelcoach is een tool waarmee je zelf kunt inschatten welke stappen je kunt nemen bij een sportblessure of herstelvraag. De coach werkt op basis van Anthropic's Claude API.

Welke gegevens worden verwerkt

Tijdens een sessie deel je gegevens over je klacht, sportniveau, pijnscore en eventuele andere relevante zaken. Deze gegevens worden verzonden naar de Anthropic API voor het genereren van een antwoord. Als je kiest om het uitgebreide herstelplan per e-mail te ontvangen, slaan wij jouw e-mailadres en de samenvatting van je sessie op in Klaviyo.

Belangrijke waarschuwing

Geen trainingsdata

Op grond van onze overeenkomst met Anthropic wordt jouw ingevoerde data niet gebruikt voor het trainen van hun AI-modellen. Anthropic bewaart API-invoer standaard maximaal 30 dagen voor misbruikdetectie, daarna wordt deze verwijderd.

Doorgifte naar derde landen

Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Dit geldt voor onder andere Klaviyo, Anthropic, Google, Meta en TikTok (voor bepaalde verwerkingen).

Voor deze doorgifte baseren wij ons op:

• EU-US Data Privacy Framework: voor partijen die hier aan deelnemen, waaronder Klaviyo, Google en Meta. Hiermee is de doorgifte naar de VS wettelijk toegestaan.
• Standard Contractual Clauses (SCC's): voor andere partijen sluiten wij Europese modelcontracten af die een beschermingsniveau garanderen dat vergelijkbaar is met dat van de EER.
• Aanvullende maatregelen: waar nodig passen we technische maatregelen toe zoals versleuteling, pseudonimisering en minimalisatie van gegevens.

Wijzigingen in deze verklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe diensten introduceren of wanneer wet- en regelgeving dat vereist. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Bij substantiele wijzigingen die gevolgen hebben voor de manier waarop wij jouw gegevens verwerken, stellen wij je hiervan per e-mail op de hoogte.

Wij raden je aan deze pagina regelmatig te bekijken om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.