Verantwortlicher

Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt, da dies für eine Organisation unserer Größe und Art gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Für alle Datenschutzfragen können Sie sich an Wout Hendriks über die oben genannten Kontaktdaten wenden.

Welche Daten verarbeiten wir

Je nachdem, welche Dienste Sie bei uns nutzen, verarbeiten wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten.

Bei einer Bestellung

• Vor- und Nachname
• Adressdaten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Zahlungsdaten (verarbeitet über Mollie, wir speichern selbst keine Bankkonto- oder Kreditkartennummern)
• IP-Adresse
• Bestellhistorie

Bei Anmeldung für den Newsletter

• E-Mail-Adresse
• Vorname (optional)
• Interaktionsdaten (welche E-Mails Sie öffnen und welche Links Sie anklicken, um relevantere Inhalte zu senden)

Bei Nutzung des KI-Erholungscoaches

• Die Beschwerde oder Frage, die Sie eingeben
• Antworten auf Folgefragen zu Sportniveau, Dauer der Beschwerde und Schmerzskala
• E-Mail-Adresse (nur wenn Sie den Erholungsplan erhalten möchten)
• Der generierte Erholungsplan

Beim Besuch unserer Website

• IP-Adresse (oft anonymisiert)
• Geräte- und Browserinformationen
• Besuchte Seiten und Klicks
• Referrer (woher Sie kamen)
• Cookie-IDs (nur nach Ihrer Zustimmung, siehe Kapitel 8)

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Nach der DSGVO dürfen wir personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn wir dafür eine gültige Rechtsgrundlage haben. Nachfolgend eine Übersicht pro Zweck.

Ausführung Ihrer Bestellung

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Bestellung zu bearbeiten, die Zahlung abzuwickeln, Ihr Paket zu versenden und Sie über den Status zu informieren.

Kundenservice und Kommunikation

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Vertrages und unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Wir verwenden Ihre Daten, um Ihre Fragen zu beantworten, Retouren zu bearbeiten und Garantiefragen zu klären.

Finanzverwaltung

Rechtsgrundlage: gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Steuerbehörde verpflichtet uns, Rechnungen und andere Finanzdokumente sieben Jahre lang aufzubewahren.

Newsletter und Marketing

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder berechtigtes Interesse im Falle eines Soft-Opt-in bei bestehenden Kunden. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail widerrufen.

Analyse und Website-Optimierung

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir platzieren Analyse- und Marketing-Cookies nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung über unser Cookie-Banner.

KI-Erholungscoach

Rechtsgrundlage: Erbringung einer Dienstleistung auf Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie starten den Coach aktiv und teilen selbst mit, welche Informationen Sie bereitstellen möchten.

Betrugsprävention und rechtliche Verpflichtungen

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse und gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Im Falle einer steuerlichen oder strafrechtlichen Untersuchung durch die Regierung können wir zur Weitergabe von Daten verpflichtet sein.

Mit wem teilen wir Ihre Daten

Wir beauftragen für verschiedene Teile unserer Dienstleistungen externe Parteien. Mit all diesen Parteien haben wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen, in der Vereinbarungen zum Schutz Ihrer Daten getroffen wurden. Nachfolgend die vollständige Liste.

Webshop-Plattform

Zahlungsabwicklung

Versand und Logistik

E-Mail und Marketing

Buchhaltung und Fakturierung

KI-Erholungscoach

Analyse- und Marketing-Pixel

Externe Verkaufskanäle

Kein Verkauf an Dritte

Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre Daten nicht länger als für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

• Kundenkonto und Bestellhistorie: solange Sie unser Kunde sind, plus maximal 2 Jahre nach Ihrer letzten Bestellung. Danach wird Ihr Profil gelöscht oder anonymisiert.
• Rechnungen und Finanzverwaltung: 7 Jahre, aufgrund der steuerlichen Aufbewahrungspflicht (Art. 52 AWR).
• Newsletter-Abonnement: solange Sie abonniert sind. Nach der Abmeldung speichern wir Ihre Daten noch 2 Jahre für Nachweiszwecke bei Beschwerden über unerwünschte E-Mails.
• KI-Erholungscoach-Daten: die Sitzungsdaten werden maximal 90 Tage in unseren Systemen gespeichert. Bei Anthropic maximal 30 Tage in den Standard-API-Protokollen.
• Website-Analysen: 14 Monate bei Google Analytics 4, oder kürzer je nach Cookie-Einstellungen.
• Kundenservice-Korrespondenz: 2 Jahre nach Bearbeitung.
• Betrugsprävention und Rechtsstreitigkeiten: so lange wie nötig, maximal 5 Jahre nach Bearbeitung.

Wie wir Ihre Daten schützen

Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für den gesamten Datenverkehr auf unserer Website
• Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf Mitarbeiter beschränkt, die diese für ihre Arbeit benötigen
• Alle unsere Auftragsverarbeiter haben sich vertraglich zu mindestens dem gleichen Sicherheitsniveau verpflichtet
• Zweistufenverifizierung auf allen kritischen Systemen
• Regelmäßige Backups und Incident-Response-Verfahren

Sollte es trotz unserer Maßnahmen unerwartet zu einer Datenpanne mit einem Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten kommen, melden wir dies innerhalb von 72 Stunden der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz. Falls erforderlich, informieren wir auch Sie persönlich.

Ihre Rechte

Aufgrund der DSGVO haben Sie als betroffene Person eine Reihe spezifischer Rechte. Nachfolgend erläutern wir diese.

Wie Sie diese Rechte wahrnehmen

Einen Antrag können Sie per E-Mail an wout@vitalicsport.com stellen. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Um Missbrauch zu verhindern, können wir Sie um zusätzliche Legitimation bitten. In Ausnahmefällen können wir diese Frist um weitere 60 Tage verlängern, worüber wir Sie dann rechtzeitig informieren.

Beschwerde bei der Datenschutzbehörde

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir mit Ihren Daten umgehen, nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde über autoriteitpersoonsgegevens.nl einzureichen.

Cookies und Tracking

Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die beim Besuch unserer Website auf Ihrem Gerät gespeichert wird. Wir unterscheiden vier Kategorien von Cookies.

Funktionale Cookies (immer aktiv)

Diese Cookies sind für das Funktionieren der Website notwendig. Denken Sie an Ihren Warenkorb, Sprachpräferenz und Anmeldesitzung. Für diese Cookies ist keine Zustimmung erforderlich.

Analytische Cookies (Zustimmung erforderlich)

Über Google Analytics 4 messen wir anonymisiert, wie Besucher unsere Website nutzen, damit wir die Erfahrung verbessern können. IP-Adressen werden anonymisiert.

Marketing- und Werbe-Cookies (Zustimmung erforderlich)

Diese Cookies werden über das Meta Pixel (Facebook und Instagram), TikTok Pixel und Google Ads platziert. Damit messen wir die Wirkung unserer Anzeigen und können relevante Anzeigen an Besucher anzeigen, die Interesse gezeigt haben. Diese Cookies werden ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung platziert.

Cookies von Drittanbietern

Auf einigen Seiten betten wir Inhalte von Drittanbietern (wie YouTube-Videos oder eingebettete Karten) ein. Diese Dienste können ihre eigenen Cookies setzen. Für diese Cookies gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Partei.

Marketing und Newsletter

Wir senden Ihnen nur einen Newsletter, wenn Sie sich aktiv dafür angemeldet haben oder wenn Sie zuvor ein Produkt bei uns gekauft haben und zu diesem Zeitpunkt die Möglichkeit hatten, sich abzumelden (Soft-Opt-in). In jeder E-Mail befindet sich unten ein Abmeldelink. Über diesen Link können Sie sich mit einem einzigen Klick abmelden.

Personalisierte Inhalte

Basierend auf Ihrer Kaufhistorie und Ihrem Klickverhalten in früheren E-Mails senden wir Ihnen manchmal personalisierte Angebote. Dies fällt unter unser berechtigtes Interesse, relevante Inhalte bereitzustellen. Sie können dem widersprechen, indem Sie sich abmelden oder uns kontaktieren.

Retargeting über Meta, TikTok und Google

Wenn Sie unsere Website besucht und dort Marketing-Cookies zugestimmt haben, kann es sein, dass Sie auf anderen Websites oder in Social-Media-Plattformen Werbung von Vitalic sehen. Dies geschieht über anonymisiertes Matching. Sie können dieses Retargeting über die Datenschutzeinstellungen der jeweiligen Plattformen oder durch Anpassung Ihrer Cookie-Einstellungen deaktivieren.

AI-Erholungscoach

Unser AI-Erholungscoach ist ein Tool, mit dem Sie selbst einschätzen können, welche Schritte Sie bei einer Sportverletzung oder einer Genesungsfrage unternehmen können. Der Coach arbeitet auf Basis der Anthropic's Claude API.

Welche Daten werden verarbeitet

Während einer Sitzung teilen Sie Informationen über Ihre Beschwerden, Ihr Sportniveau, Ihren Schmerz-Score und andere relevante Angelegenheiten. Diese Daten werden an die Anthropic API gesendet, um eine Antwort zu generieren. Wenn Sie wählen, den ausführlichen Genesungsplan per E-Mail zu erhalten, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und die Zusammenfassung Ihrer Sitzung in Klaviyo.

Wichtiger Hinweis

Keine Trainingsdaten

Aufgrund unserer Vereinbarung mit Anthropic werden Ihre eingegebenen Daten nicht für das Training ihrer AI-Modelle verwendet. Anthropic speichert API-Eingaben standardmäßig maximal 30 Tage zur Missbrauchserkennung und löscht sie danach.

Übermittlung an Drittländer

Einige unserer Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), insbesondere in den Vereinigten Staaten. Dies gilt unter anderem für Klaviyo, Anthropic, Google, Meta und TikTok (für bestimmte Verarbeitungen).

Für diese Übermittlung stützen wir uns auf:

• EU-US Data Privacy Framework: für Parteien, die daran teilnehmen, darunter Klaviyo, Google und Meta. Damit ist die Übermittlung in die USA gesetzlich zulässig.
• Standardvertragsklauseln (SCCs): für andere Parteien schließen wir europäische Musterverträge ab, die ein Schutzniveau gewährleisten, das mit dem des EWR vergleichbar ist.
• Zusätzliche Maßnahmen: Wo nötig, wenden wir technische Maßnahmen wie Verschlüsselung, Pseudonymisierung und Datenminimierung an.

Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, zum Beispiel wenn wir neue Dienste einführen oder wenn Gesetze und Vorschriften dies erfordern. Die aktuellste Version finden Sie immer auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen, die Auswirkungen auf die Art und Weise haben, wie wir Ihre Daten verarbeiten, werden wir Sie per E-Mail informieren.

Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu überprüfen, um über mögliche Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben.