Verantwortlicher für die Verarbeitung

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ist:

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten ernannt, da dies für ein Unternehmen unserer Größe und Art nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Bei allen Fragen zum Datenschutz kannst du dich an Wout Hendriks über die oben angegebenen Kontaktdaten wenden.

Welche Daten wir verarbeiten

Je nachdem, welche Dienste du bei uns nutzt, verarbeiten wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten.

Bei einer Bestellung

• Vorname und Nachname
• Adressdaten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Land)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Zahlungsdaten (verarbeitet über Mollie; wir speichern selbst keine Bankverbindungen oder Kreditkartennummern)
• IP-Adresse
• Bestellhistorie

Bei der Anmeldung für den Newsletter

• E-Mail-Adresse
• Vorname (optional)
• Interaktionsdaten (welche E-Mails du öffnest und auf welche Links du klickst, um dir relevantere Inhalte zusenden zu können)

Bei der Nutzung des AI-Reha-Coaches

• Die von dir eingegebene Beschwerde oder Frage
• Antworten auf Folgefragen zu Sportniveau, Dauer der Beschwerden und Schmerzintensität
• E-Mail-Adresse (nur wenn du den Reha-Plan erhalten möchtest)
• Der generierte Reha-Plan

Beim Besuch unserer Website

• IP-Adresse (in der Regel anonymisiert)
• Geräte- und Browserinformationen
• Besuchte Seiten und Klicks
• Referrer (von welcher Website du kommst)
• Cookie-IDs (nur nach deiner Einwilligung, siehe Kapitel 8)

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Gemäß der DSGVO dürfen wir personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn wir dafür eine gültige Rechtsgrundlage haben. Nachfolgend findest du eine Übersicht nach Zweck.

Abwicklung deiner Bestellung

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir verarbeiten deine Daten, um deine Bestellung abzuwickeln, die Zahlung abzuwickeln, dein Paket zu versenden und dich über den Status zu informieren.

Kundenservice und Kommunikation

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Wir verwenden deine Daten, um deine Fragen zu beantworten, Retouren abzuwickeln und Garantieanliegen zu bearbeiten.

Finanzbuchhaltung

Rechtsgrundlage: gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Das niederländische Finanzamt verpflichtet uns, Rechnungen und andere Finanzunterlagen sieben Jahre lang aufzubewahren.

Newsletter und Marketing

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder berechtigtes Interesse im Falle eines Soft-Opt-ins für Bestandskunden. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail widerrufen.

Analyse und Website-Optimierung

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir setzen Analyse- und Marketing-Cookies nur nach deiner ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner.

AI-Reha-Coach

Rechtsgrundlage: Erfüllung eines Dienstes auf Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Du startest den Coach aktiv und gibst selbst an, welche Informationen du bereitstellen möchtest.

Betrugsprävention und rechtliche Verpflichtungen

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse und gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Im Falle einer steuerlichen oder strafrechtlichen Untersuchung durch die Behörden können wir verpflichtet sein, Daten weiterzugeben.

Mit wem wir deine Daten teilen

Wir arbeiten für verschiedene Bereiche unserer Dienstleistung mit externen Partnern zusammen. Mit all diesen Partnern haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der Vereinbarungen zum Schutz deiner Daten enthält. Nachfolgend findest du die vollständige Liste.

Webshop-Plattform

Zahlungsabwicklung

Versand und Logistik

E-Mail und Marketing

Buchhaltung und Rechnungsstellung

AI-Reha-Coach

Analyse und Marketing-Pixel

Externe Vertriebskanäle

Kein Verkauf an Dritte

Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren deine Daten nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, oder solange es gesetzlich vorgeschrieben ist.

• Kundenkonto und Bestellhistorie: solange du Kunde bei uns bist, plus maximal 2 Jahre nach deiner letzten Bestellung. Danach wird dein Profil gelöscht oder anonymisiert.
• Rechnungen und Finanzbuchhaltung: 7 Jahre, aufgrund der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht (Art. 52 AWR).
• Newsletter-Abonnement: solange du abonniert bist. Nach der Abmeldung bewahren wir deine Daten noch 2 Jahre zur Beweisführung bei Beschwerden über unerwünschte E-Mails auf.
• AI-Reha-Coach-Daten: die Sitzungsdaten werden maximal 90 Tage lang in unseren Systemen aufbewahrt. Bei Anthropic maximal 30 Tage in den Standard-API-Logs.
• Website-Analyse: 14 Monate bei Google Analytics 4 oder kürzer, abhängig von deinen Cookie-Einstellungen.
• Korrespondenz mit dem Kundenservice: 2 Jahre nach Abschluss.
• Betrugsprävention und rechtliche Streitigkeiten: so lange wie erforderlich, maximal 5 Jahre nach Abschluss.

Wie wir deine Daten schützen

Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um deine personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für den gesamten Datenverkehr auf unserer Website
• Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf Mitarbeiter beschränkt, die diese für ihre Arbeit benötigen
• Alle unsere Auftragsverarbeiter haben sich vertraglich zu mindestens demselben Sicherheitsniveau verpflichtet
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle kritischen Systeme
• Regelmäßige Backups und Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle

Sollte trotz unserer Maßnahmen wider Erwarten eine Datenpanne mit einem Risiko für deine Rechte und Freiheiten auftreten, melden wir dies innerhalb von 72 Stunden an die niederländische Datenschutzbehörde. Wenn erforderlich, informieren wir auch dich persönlich.

Deine Rechte

Auf Grundlage der DSGVO hast du als betroffene Person eine Reihe spezifischer Rechte. Nachfolgend erläutern wir diese.

Wie du von diesen Rechten Gebrauch machst

Du kannst eine Anfrage per E-Mail an wout@vitalicsport.com senden. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Um Missbrauch vorzubeugen, können wir dich um einen zusätzlichen Identitätsnachweis bitten. In Ausnahmefällen können wir diese Frist um weitere 60 Tage verlängern, worüber wir dich rechtzeitig informieren.

Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde

Wenn du mit unserem Umgang mit deinen Daten nicht einverstanden bist, hast du das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde über autoriteitpersoonsgegevens.nl einzureichen.

Cookies und Tracking

Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die bei deinem Besuch unserer Website auf deinem Gerät gespeichert wird. Wir unterscheiden vier Kategorien von Cookies.

Funktionale Cookies (immer aktiv)

Diese Cookies sind für die Funktion der Website erforderlich. Dazu gehören beispielsweise dein Warenkorb, deine Spracheinstellung und deine Anmeldung. Für diese Cookies ist keine Einwilligung erforderlich.

Analyse-Cookies (Einwilligung erforderlich)

Über Google Analytics 4 messen wir anonymisiert, wie Besucher unsere Website nutzen, damit wir das Nutzererlebnis verbessern können. IP-Adressen werden anonymisiert.

Marketing- und Werbe-Cookies (Einwilligung erforderlich)

Diese Cookies werden über den Meta-Pixel (Facebook und Instagram), den TikTok-Pixel und Google Ads gesetzt. Damit messen wir die Wirkung unserer Anzeigen und können Besuchern, die Interesse gezeigt haben, relevante Anzeigen anzeigen. Diese Cookies werden ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Einwilligung gesetzt.

Cookies von Drittanbietern

Auf einigen Seiten betten wir Inhalte von Drittanbietern ein (z. B. YouTube-Videos oder eingebettete Karten). Diese Dienste können eigene Cookies setzen. Für diese Cookies gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Marketing und Newsletter

Wir senden dir nur dann einen Newsletter, wenn du dich aktiv dafür angemeldet hast oder wenn du zuvor ein Produkt bei uns gekauft hast und dir zu diesem Zeitpunkt die Möglichkeit gegeben wurde, dich abzumelden (Soft-Opt-in). Jede E-Mail enthält unten einen Abmeldelink. Über diesen Link kannst du dich mit nur einem Klick abmelden.

Personalisierte Inhalte

Auf Grundlage deiner Kaufhistorie und deines Klickverhaltens in früheren E-Mails senden wir dir gelegentlich personalisierte Angebote. Dies fällt unter unser berechtigtes Interesse, relevante Inhalte anzubieten. Du kannst hierzu widersprechen, indem du dich abmeldest oder uns kontaktierst.

Retargeting über Meta, TikTok und Google

Wenn du unsere Website besucht und dort die Einwilligung für Marketing-Cookies erteilt hast, kann es sein, dass du auf anderen Websites oder Social-Media-Plattformen Anzeigen von Vitalic siehst. Dies geschieht über anonymisiertes Matching. Du kannst dieses Retargeting über die Datenschutzeinstellungen der jeweiligen Plattformen oder durch Anpassung deiner Cookie-Präferenzen deaktivieren.

KI-Reha-Coach

Unser KI-Reha-Coach ist ein Tool, mit dem du selbst einschätzen kannst, welche Schritte du bei einer Sportverletzung oder einer Frage zur Genesung unternehmen kannst. Der Coach arbeitet auf Basis der Claude-API von Anthropic.

Welche Daten werden verarbeitet

Während einer Sitzung teilst du Daten über deine Beschwerden, dein Leistungsniveau, deinen Schmerzscore und eventuell andere relevante Aspekte. Diese Daten werden zur Generierung einer Antwort an die Anthropic-API gesendet. Wenn du dich entscheidest, den ausführlichen Genesungsplan per E-Mail zu erhalten, speichern wir deine E-Mail-Adresse und die Zusammenfassung deiner Sitzung in Klaviyo.

Wichtiger Warnhinweis